PeBeM in Pflegeheimen: Wie digitale Tourenplanung die Umsetzung erleichtert

Warum Personalbemessung jetzt auf der Agenda steht

Die Pflege in Deutschland steht vor großen Herausforderungen – und zugleich vor großen Chancen. Seit 2023 gibt das Personalbemessungsverfahren (PeBeM) bundesweit vor, wie viel Personal mit welcher Qualifikation in stationären Pflegeeinrichtungen benötigt wird. Anders als die bisherige Fachkraftquote zielt PeBeM darauf ab, die Versorgung professioneller zu gestalten und dabei die vorhandenen Ressourcen intelligent einzusetzen. Für Pflegeheime bedeutet das: mehr Struktur, mehr Qualität – aber auch mehr Planungsaufwand.

Genau hier kommen digitale Lösungen ins Spiel. Insbesondere ein digitaler Tourenplan kann dabei helfen, die PeBeM-Anforderungen nicht nur zu erfüllen, sondern die tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern. Wie das funktioniert und welche digitalen Tools den Unterschied machen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Was ist PeBeM genau?

Das Personalbemessungsverfahren legt personelle Anhaltswerte fest, die sich am Pflegegrad der Bewohnerinnen und Bewohner sowie an den Qualifikationen der Mitarbeitenden orientieren. Das Ziel: Eine bedarfsgerechte Versorgung sicherstellen und gleichzeitig die Kompetenzen der Pflegekräfte optimal nutzen.

Die drei Qualifikationsniveaus im Überblick

PeBeM unterscheidet zwischen verschiedenen Qualifikationsstufen:

Hilfskräfte: Unterstützen bei grundlegenden Tätigkeiten wie Betreuung und hauswirtschaftlicher Versorgung
Assistenzkräfte: Verfügen über eine einjährige Ausbildung und übernehmen erweiterte Aufgaben in der Grundpflege
Fachkräfte: Dreijährig ausgebildete Pflegefachpersonen, die komplexe pflegerische Maßnahmen verantworten

Der neue Verteilungsschlüssel sieht beispielsweise eine Aufteilung von 40 % Fachkräften, 30 % Assistenzkräften und 30 % Hilfskräften vor. Diese Struktur sorgt dafür, dass jede Aufgabe von der Person mit der passenden Qualifikation erledigt wird – weder Über- noch Unterforderung.

Die digitale Basis: Telematikinfrastruktur (TI)

Bevor wir über konkrete Anwendungen sprechen, lohnt sich ein Blick auf das Fundament: die Telematikinfrastruktur (TI). Man kann sie sich wie eine sichere Datenautobahn vorstellen, über die Pflegeeinrichtungen, Arztpraxen und Apotheken Informationen schnell und geschützt austauschen können.

Die TI ist mehr als nur Technik – sie ist der Schlüssel, um bürokratischen Aufwand zu verringern und Pflegekräften mehr Zeit für das zu geben, was wirklich zählt: die Menschen. Dank verschlüsselter Übertragung bleiben sensible Gesundheitsdaten dabei jederzeit geschützt.

Welche digitalen Anwendungen unterstützen PeBeM?

KIM – Kommunikation im Medizinwesen

KIM funktioniert im Prinzip wie E-Mail, nur sicherer: Nachrichten werden signiert und verschlüsselt übermittelt. In der Praxis bedeutet das:

Medikationspläne gehen digital an Ärzte und Apotheken
Vitaldaten werden schnell weitergeleitet
E-Rezept-Tokens erreichen die Apotheke in Sekunden

Praxisbeispiel: In einer Einrichtung in Norddeutschland fallen dank KIM die Botengänge zur Apotheke weg. Medikamente sind schneller vor Ort, und die Pflegekräfte können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Elektronische Patientenakte (ePA)

Die ePA bietet Zugriff auf wichtige Dokumente wie Arztbriefe, Medikationsdaten oder Pflegeberichte – alles verschlüsselt und sicher in der TI eingebettet. Statt in Ordnern zu blättern, haben Pflegekräfte alle Informationen digital griffbereit. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen.

Sprachgestützte Pflegedokumentation

Statt zu tippen, einfach sprechen: Sprachgestützte Dokumentation ermöglicht es Pflegekräften, per Smartphone oder Tablet ihre Beobachtungen festzuhalten. Eine KI wandelt das Gesprochene in Text um und überträgt es direkt in die digitale Akte.

Das Beste daran: Dialekte werden verarbeitet, Grammatik wird korrigiert – und die Dokumentation passiert praktisch nebenbei, ohne dass wertvolle Pflegezeit verloren geht.

Digitale Software für Planung & Verwaltung

Immer mehr Einrichtungen setzen auf digitale Software, um Pflege, Dienstplanung und Dokumentation zu steuern. Diese Tools analysieren Aufgaben, berücksichtigen Qualifikationen und helfen, Mitarbeitende effizient einzusetzen. Genau hier kommt der Grundgedanke der Tourenplanung ins Spiel.

Der digitale Tourenplan als Herzstück

Ein digitaler Tourenplan ist weit mehr als eine simple Aufgabenliste. Er ist eine intelligente Übersicht, in der Pflegekräfte auf einen Blick sehen:

Wer wann welche Bewohnerinnen und Bewohner besucht
Welche Aufgaben anstehen (Pflege, Medikamentengabe, Aktivitäten)
Welche Qualifikation für welche Tätigkeit erforderlich ist

Wie erfüllt die Tourenplanung die PeBeM-Anforderungen?

Der digitale Tourenplan ordnet Aufgaben automatisch entsprechend den Qualifikationen zu und berücksichtigt dabei die Pflegegrade. So wird sichergestellt, dass:

Fachkräfte für komplexe Pflegemaßnahmen eingesetzt werden
Assistenzkräfte die Grundpflege übernehmen
Hilfskräfte bei Betreuung und Alltagsunterstützung helfen

Das Ergebnis: Niemand ist über- oder unterfordert, und die Ressourcen werden optimal genutzt.

Flexibilität in Echtzeit

Was passiert bei Krankmeldungen oder Notfällen? Ein digitaler Tourenplan lässt sich in Echtzeit anpassen. Dank der Anbindung an die TI sind alle Beteiligten sofort informiert, und die Aufgaben können neu verteilt werden – ohne Zettelwirtschaft, ohne Chaos.

Vorteile für Pflegeheime, Mitarbeitende und Bewohner

Effizienz & Qualität

Digitale Prozesse ersparen Zeit beim Ausfüllen von Formularen und bei überflüssigen Wegen. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Menschen. Pflegekräfte können sich auf das konzentrieren, was ihren Beruf ausmacht – die individuelle Zuwendung.

Sicherheit & Datenschutz

Die verschlüsselte Übermittlung über TI und KIM garantiert, dass sensible Gesundheitsdaten geschützt bleiben. Datenschutz ist kein Hindernis, sondern ein integraler Bestandteil der Lösung.

Transparenz & Zusammenarbeit

Alle relevanten Informationen sind jederzeit verfügbar. Pflegekräfte, Ärzte und Apotheken können nahtlos zusammenarbeiten – zum Wohl der Bewohnerinnen und Bewohner.

Fazit & Ausblick

Das Personalbemessungsverfahren ist keine bürokratische Hürde, sondern eine Chance für eine professionellere Pflege. Digitale Tools – vom intelligenten Tourenplan bis zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur – sind unverzichtbare Hilfsmittel, um diese Chance zu nutzen.

Bei CareCloud integrieren wir genau solche digitalen Prozesse: vom digitalen Dienstplan über die sprachgestützte Dokumentation bis zur sicheren Kommunikation via KIM. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, den Alltag in Pflegeheimen zu erleichtern und gleichzeitig höchste Qualitätsstandards zu erfüllen.

Was kommt als Nächstes?

Die Digitalisierung in der Pflege steht erst am Anfang. Künstliche Intelligenz für Risikovorhersagen, smarte Sensoren für die Sturzprävention oder virtuelle Pflegeassistenten – die Möglichkeiten sind vielfältig. Eins ist sicher: Das Pflegeheim der Zukunft wird digital sein.

Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie digitale Pflegelösungen Ihre Einrichtung unterstützen können? Kontaktieren Sie uns bei CareCloud – wir beraten Sie gerne und finden gemeinsam die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit digitalen Tools in der Pflege gemacht? Teilen Sie Ihre Gedanken und Fragen gerne in den Kommentaren!